働き方改革が叫ばれる昨今、数々の企業が「テレワーク」を導入し始めています。しかしながら、テレワークにはさまざまな形態があるとともに、メリット・デメリットの両方があるという点を考慮する必要もあるのです。
ここではテレワークの概要や、メリット・デメリットについて解説します。
また、本記事ではテレワークを導入すべきか検討中の企業に向け、テレワークの必要性や企業の成功事例などもご紹介します。
判断材料の1つとしてご覧ください。
テレワークとは？
一般社団法人日本テレワーク協会では、テレワークのことを「情報通信技術（ICT）を活用し、場所・時間にとらわれない柔軟な働き方」と定義付けています。
テレワークは働く場所に応じて以下のように分類されます。
自宅利用型テレワーク（在宅勤務）
自宅利用型テレワークでは、自宅にPCなどの勤務環境を構築し、勤務をおこないます。
就業形態は企業によって異なり、完全在宅勤務の場合もあれば、定期的な出社を伴う場合もあります。
モバイルワーク
モバイルワークは、取引先でタブレット等のモバイル端末から自社のデータにアクセスしたり、移動中にメールや電話などで商談を進めたりするテレワークスタイルです。
施設利用型テレワーク
拠点を本社や支社以外に分散し、サテライトオフィスやコワーキングスペース、貸会議室などで業務をおこなうのが、施設利用型テレワークです。
テレワークが注目されている理由
テレワークが注目されている背景には、どのような理由があるのでしょうか。大まかに分けると、次の4つの理由が考えられます。
1.「働き方改革」推進のため
2012年、安倍政権によって提言された「アベノミクス」では、成長戦略の一環としてテレワークの活用が含まれています。テレワークは従来のオフィス勤務とは異なる新たな働き方が可能となるほか、長時間労働や通勤時間の削減によるワークライフバランスの向上などの効果が期待されているのです。
2.感染症・災害等の緊急対応のため
2019年末に中国・武漢市で発生した「新型コロナウイルス」。日本でもウイルスの感染拡大を防ぐため、オフィス勤務からテレワークへと切り替える企業が急増しました。
また、テレワークは台風や地震等の自然災害で交通網が機能しなくなった場合でもICT環境さえあれば業務を続行できます。そのため、災害時の事業存続計画にも有効として推進されています。
3.女性活躍・人手不足解消への期待
日本では少子高齢化が進む一方であり、人材の確保が難しい企業にとっては慢性的な人手不足におちいってしまう場合も少なくありません。
そうした中で注目されているのが、女性の活躍です。女性の中には優れたスキルを持ちながらも、妊娠・出産や育児、介護などで仕事が続けられなくなり、離職してしまった方が多数います。テレワークを活用することで、ライフイベントによる離職を防いだり、雇用促進につながったりする可能性がアップするのです。
4.ICT環境が整備されたため
テレワークに必要なICT環境はここ数年で格段にアップしており、今では在宅時でもオフィスで働くのと遜色ない環境を構築することができるまでになりました。会議はWeb会議やTV会議でおこない、連絡にチャットツールを導入するなどして、リアルタイムのコミュニケーションができるまでに発展しています。
また、PCやディスプレイ等の必要な機材の導入コストも低くなっており、テレワーク開始へのハードルが下がっています。
テレワークのメリット
テレワークは従来のオフィス勤務ではできなかった柔軟な働き方ができるのが最大の特徴です。
テレワークを活用すると、企業・社員の両方にとってさまざまなメリットが生じます。
・通勤時間・交通費等のコスト削減につながる
テレワークはオフィスへの通勤が不要となります。通勤に充てていた時間を業務に充てたり、プライベートの時間に使ったりすることで、ワークライフバランスの改善効果が見込めるでしょう。特に、通勤距離や時間が長い従業員や、残業時間が多い従業員にとっては、大きな負担減となります。
また、企業側としては通勤交通費、出張費といった移動コストを削減できるメリットもあります。テレワークを選択する従業員数が多くなればなるほど、移動コ方が可能となります。
2020年の新型コロナウイルスの流行拡大に伴う小・中・高校の休校措置の際には、子どもを見ながら保護者が在宅でテレワークをおこなうケースも。子育て中の従業員からすれば、業務を分断されることなく継続できるのは大きなメリットでしょう。また、企業からみても、貴重な労働力を長期間にわたって失わずに済みます。
ストが減っていくというわけです。
・子育てや介護をしながら働ける
テレワークを活用すると、従来なら子育てや介護で働くことが難しかった人材を発掘し、新たな働き手として迎えることができます。雇用される側にとっても、通勤負担がなく全国どこにいても仕事ができるテレワークを利用することで、自分や家庭の都合に合わせた働き
・生産性が上がる
オフィスで勤務していると、電話対応や他の社員に話しかけられることで集中力が無くなってしまうことも。人は集中力を阻害されると、生産性が著しく下がってしまうものです。しかし、自宅などの1人で集中できる環境でテレワークをすると、業務に集中して取り組むことができます。
また、テレワークは従業員がリラックスしやすい環境を整えられるのも魅力です。リラックスできる環境下では、斬新なアイデアを思いつくことも珍しくありません。こうした“よりストレスの少ない労働環境”によって、生産性の向上が見込めます。
・災害時のリスクを分散することができる
地震や火災等の大規模災害で企業の重要拠点が被害を受けた場合、他の地域で働くテレワーカーがいれば、経営に対する影響を最小限に留められます。システムや人的リソースなどの負荷を分散することで、事業継続の可能性がアップするのです。
・企業イメージの向上につながる
近年は応募者側もホワイト企業を求めて求職活動をおこなうケースが多いため、企業イメージの向上は人材確保のための重要な課題です。テレワークを導入すると「働き方改革に積極的である」という好ましいイメージを持たれやすくなるため、採用活動時にも大きなアピールポイントになります。
・離職率の低下が期待できる
人手不足の企業にとって、従業員の離職はできることなら避けたいもの。
従業員の離職を防ぐには、多様な働き方によってワークライフバランスの充実を図ることが大切です。柔軟な働き方ができるテレワークを導入・活用することで、従業員の負担を減らし、勤務の長期継続化や離職防止効果が望めるでしょう。
テレワークのデメリット
テレワークにはメリットが多い一方、デメリットもいくつか存在します。導入を考えている企業は、以下の課題をクリアするため策を講じる必要があります。
・情報漏洩リスクがアップする
自宅や公共施設、コワーキングスペースといったオフィス以外の場所で働くテレワークの性質上、情報漏洩リスクが増加する可能性があるというのは、もっとも懸念すべき問題です。
解決策としては、総務省が提示している「テレワークセキュリティガイドライン」を元に、ルールや人、技術のバランスを取りつつ対策をする必要があります。
具体的には「無料Wi-Fiの使用を禁止する」「社内システムへアクセスやプライベートクラウドにファイルをアップロードする際に、専用の回線を用意する」といった方法が挙げられます。
また、ルールや技術とともに、従業員1人1人に情報セキュリティに対する教育を施すことも重要です。
・運動不足になりやすい
在宅勤務型のテレワークの場合、移動がほぼゼロとなり、業務もPCに向かって作業することがほとんどなので、運動不足になりやすいのがネックです。
業務の合間で積極的に体を動かしたり、ストレッチをしたりすることである程度は解消されます。
・コミュニケーション不足におちいることがある
テレワークでデメリットに捉えられやすいのが「コミュニケーションの不足」です。
オフィスに出勤する従来のスタイルであれば、会議や業務中など顔を突き合わせて話す機会が多くなります。また、休憩中に他愛のない話で緊張をほぐしたり、悩みを共有したりといったコミュニケーションも盛んに取れるでしょう。
しかしテレワークの場合は、こうした直接対面式のコミュニケーションが難しくなります。特に在宅勤務など1人で黙々と作業する環境下では顕著です。
テレワークでコミュニケーション不足におちいらないようにするには、チャットツールの活用、WEBカメラで顔が見える状態での会議をおこなう、などの方法があります。
チャットツールはグループを構成してのグループチャットが可能です。業務の進捗報告はもちろん、休憩などの離席や近況報告などを、内容に関わらずこまめにおこなうことが大切です。こうすることで、直接顔を合わさなくても密なコミュニケーションが取りやすくなります。
また、文字のみでの会話にはどうしても限界があります。WEBカメラを活用したTV会議を定期的におこない、相手の表情を感じながら話し合うことも大切です。顔を見ながら話をすることで、孤独感の解消にもつながるでしょう。
・自己管理能力によっては成果にばらつきが出やすい
テレワークでは自分1人で業務を進めていくことになります。オフィスであれば近くに上司や同僚という“監視の目”がありますが、それが無くなってしまうとモチベーションが保ちにくくなってしまうことがあるのです。 自己管理能力の高い従業員が多ければよいのですが、そうでない場合は成果にばらつきが出ないように対策を打つ必要があります。 上司がこまめに進捗確認をおこない、意識的にほめることでモチベーションをキープしたり、社内でスケジューリングシステムを構築したりといった対策を意識しましょう。
・テレワークでは対応できない業務も
業務の中には対面での顧客対応や本社・支社へかかってくる電話対応、取扱商品の発送業務など、オフィスや倉庫でないとできない業務もあります。こうした業務を取り扱う部署や従業員は、テレワークの対象外となってしまうことも。 ただし、顧客対応に関しては事前に説明し、WEB通話サービス等を活用することで対応できる場合があります。電話対応についても、テレワークをしている従業員に転送して対応してもらう、電話対応スタッフを本社に置く、チャットツールの活用などの対策を打てば解決します。
また、よく取り沙汰される問題として「契約書類などの印鑑が必要な書類にはどう対応すべきか」という点が挙げられます。現状ではオフィスで処理をおこなうか、PDFファイルなどに変換しクラウド上で管理するなどの方法が考えられます。
業務の1つ1つに対し、「オフィスでしか対応できないことなのか」「どう工夫すればテレワークで対応できるか」を社内で話し合うことで解決の糸口が見つかるでしょう。
・終業時間が曖昧になりやすい
オフィスの場合は出退勤時間が明確に判断できますが、自宅等でテレワークをおこなう場合は早朝でも深夜でも働くことが可能です。このことは生活スタイルや育児等に合わせて勤務スタイルを組み立てられるメリットも備えていますが、その反面仕事とプライベートの境界線が分かりにくいということでもあります。
結果的に長時間労働となってしまうのを避けるには、チャットツール等による進捗管理や、始業・休憩・業務終了（退勤）が管理できる勤怠システムの導入などが必要です。また、従業員全員が時間管理意識を身に付けることも重要だといえます。
・ICT環境に差が出てしまう場合も
PCの貸与やネットワーク環境の構築など、充分なICT環境の提供ができないままテレワークを導入すると、作業に支障が生じる場合があります。この場合は十分な業務が遂行できない可能性が高くなってしまうため、テレワークに切り替える前にあらかじめICT環境の整備を進めておく必要があります。
また、通信エラーなどの問題が発生した場合、従業員個人のITスキルによっては解決できないことも。こうした問題の対応によって、社内のITシステム担当者に大きな負担がかかることが懸念されます。 テレワークを導入する際には社内研修を開催し、年齢・役職に関わらずテレワークに必要な知識やスキルを習得してもらうなどの対策をおこないましょう。
テレワークの必要性は？
テレワークを導入することで新たな働き方ができるのは事実です。
しかし、企業にとって必ず導入すべきことなのかについてはさまざまな考え方ができます。
例えば、業務の全てをテレワーク化できるかというと、そうではない場合もあるでしょう。部門や部署によってはオフィスで業務をおこなうほうが効率的というケースもよくみられますし、全員がテレワークになることで業務が回らなくなってしまうケースもあるからです。
現状としては、そのようなケースに対応すべく部門・人を限定し、順次適用していくという方法が一般的です。「人事部門限定」「育休・産休社員限定」など、テレワーク化に高いメリットが得られるところから適用していけば、デメリットも最小限で済みます。こうした試みによって効果が認められた場合に、他の部門・人へ拡充していけばうまく運用することができるのではないでしょうか。
また、いきなりテレワークを導入するのではなく、ICTを最大限に活用して運用することも大切です。
チャットツールやWEB会議システムといったコミュニケーション用ツールをはじめ、勤怠管理ツール、スケジュール管理用ツールなども必要になるでしょう。
ハード面ではセキュリティ対策を施したPCの貸与、仮想デスクトップ、クラウドツールなども整備しておくことで、企業・従業員の両者が安心、かつ快適にテレワークがおこなえるようになります。
テレワークの成功事例
テレワーク導入にあたって、他の企業を参考にしたいという担当者様もいらっしゃるでしょう。
そこで、テレワークを導入し、成功を収めた企業の例をご紹介します
・パーソルホールディングス株式会社
パーソルホールディングス株式会社では、テレワークに際し実労働時間とPC稼働時間を照合できる「業務の可視化ツール」を導入。
これにより従業員の勤怠を把握し、生産性向上・働き方改革の両方を実現することに成功しています。
グループ全体で育児時短やテレワークを推進していることもあり、徹底的なシステム構築がおこなわれているのです。
・横河電機株式会社
2016年4月より在宅勤務制度を導入した同社では、製造ライン従事社員と入社4年未満の社員を除く従業員が在宅勤務制度を利用することが可能です。専用イントラネットの構築、仮想デスクトップの導入、Web会議システム導入などによって、オフィスと変わらない環境でストレスなく働ける環境づくりに力を注いでいます。
Web会議システムでは着席中・離席中が判別できるアイコンを採用し、コミュニケーションが取りやすい工夫も。 全従業員の約1割、300人前後の方がテレワークを利用するなど、多様なワークスタイルの構築へ注力していることで注目されています。
・サイボウズ株式会社
クラウド型グループウェアを国内で提供している同社では、子どもの発熱などによる従業員の突発的な休みにも、チーム全体でサポートする体制づくりを徹底しています。
休んだ従業員にアポイントが入っている場合でも、情報共有ツールで在宅勤務を希望し、打ち合わせに必要な情報等を自宅から共有すれば、代わりのメンバーが対応するという仕組みです。
企業全体で在宅勤務がしやすい環境や意識が整っているため、子育て中でも安心して働くことができます。
テレワーク導入の際は、環境整備や運用方法を考慮しながら実施を
テレワークの導入には企業内でもさまざまな意見があるため、一概に「導入すべき」ともいえないのが現状です。
仮に環境が整わないまま見切り発車で強引に推し進めても、定着しない可能性があるでしょう。
しかしながら、テレワークには働き方改革を進めるうえでのメリットも多いです。
メリットを多くしてデメリットを最小限に抑えるためには、適切な運用とともに段階的に導入するなど、運用範囲や期間などをしっかりと決めて実行することが重要です。
また、テレワークの導入成功には、ICTの活用がカギとなります。社内リソースが不足しており、対策・運用しきれないようであれば、信頼できる外部企業やツールに頼るのも1つの方法です。
政府の提示する「セキュリティガイドライン」やテレワーク導入企業の成功例なども参考にしつつ、企業内でいろいろな角度から検討してみましょう。
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