新型コロナウィルスの感染拡大により、従来までの働き方を継続することが難しくなっています。 レンタルスペースを利用したオフィス分散（分散勤務）を行うなどの対策をとっている企業も増加傾向です。
オフィスを分散することは、これからの時代必要不可欠なビジネスの形となっていくと予想されますので、しっかりとその概要を把握しておきましょう。オフィス分散とはどのようなものか、また、オフィス分散に使えるマックスパートの会議室をご紹介します。
近年、サテライトオフィスを導入する企業が増加している！
サテライトオフィスは、企業の本社や支社とは別の場所に置いた拠点のことです。
働く場所の分散化・利便性の向上などの恩恵が得られるとして、近年ではIT企業や通信・マーケティング業、電子機器メーカー、インフラ関連などさまざまな企業が「サテライトオフィス」を導入しています。 また、最近では新型コロナ対策としてサテライトオフィスを利用する企業も増えつつあります。 自宅環境の都合（ネット回線の有無や通信速度、住環境など）から在宅勤務が難しい社員でも、サテライトオフィスを設置すれば仕事場所を確保できるようになります。
ここでは、サテライトオフィスを導入するメリット・デメリットに加え、サテライトオフィスの導入事例をご紹介します。
オフィス分散とは？メリット・デメリット、実践している会社は？
まずは、オフィス分散がどのようなものか、その概要を押さえておきましょう。
オフィス分散とは
オフィス分散とは、働く場所（オフィス）を一か所にまとめるのではなく、複数の場所にオフィスを持つことを言います。いわゆる「支社」との違いは、支社の目的が「新しい下部組織を作ること」であるのに対し、オフィス分散の目的が、「働く場所を増やすこと」であるという点です。会社を別に持つのではなく、「オフィス」を別に持つという点が大きな違いとなります。
従来の集約型（オフィスを一か所しか持たないスタイル）は、一か所にすべての社員が集まることになりますので、業務連絡がしやすくなったり、生産性を高めたりすることが可能です。しかし、新型コロナウィルスの感染に伴い、一か所に大人数が密集できない場合や、災害などによりオフィスが崩壊した際などに、すべての仕事がストップしてしまうなどのリスクがあります。
オフィスを複数持ち、分散勤務することでそのようなリスクを回避することが可能です。
オフィス分散のメリット・デメリット
・メリット
オフィスを分散することで、一か所に多くの人間が密集することを避けることができます。また、従業員も自宅や営業先から近いオフィスを利用して仕事ができるため、移動時間などの短縮ができます。
災害時などのリスク分散にもなるでしょう。ほかにも、郊外や地方に住む方でも出勤しやすくなり、優秀な人材を逃がしにくいなどのも、オフィス分散のメリットであるといえます。
・デメリット（注意点）
オフィスを分散するというのは、社内情報を複数の場所に持ち出すことになります。
共用型（レンタルオフィスなど）を使用している場合、社内情報漏洩などのリスクが比較的高くなります。また、別の場所で働くため、社員同士のコミュニケーションがとりにくくなる可能性があるので注意が必要です。
セキュリティの意識を高めたり、コミュニケーションツールを充実させたりと、準備をしておくようにしましょう。
オフィス分散を実践している会社と効果
・A社の場合
A社では、固定電話による対応やFAX対応など、在宅勤務化できない事務職員複数名が在籍しており、どうしてもオフィスへの出勤が必要でした。そこで複数のオフィスを持つことにしたところ、密を避けながらオフィス勤務が可能になりました。
・B社の場合
B社では顧客の個人情報を取り扱っており、業務をするうえで必ずオフィスに出勤しなくてはいけない状況でした。
オフィス内での密を避けるためオフィスを複数に分散させたところ、社外秘の個人情報を家に持ち帰る必要なく、オフィス内での密を避けることに成功しました。
オフィススペース選び方のポイント5選
分散勤務に使うオフィススペース選びのポイントを見ていきましょう。
ソーシャルディスタンスが確保されている
コロナ禍でのオフィススペース選び最大のポイントは、ソーシャルディスタンスがしっかりと確保できているオフィスを選ぶことです。共用エレベーターが狭い、隣のブース、席などとの距離が極端に近いなどであると、密が発生しやすくなります。
ひとりひとりの作業スペースが広めに確保されており、密集状態が生まれにくいオフィススペースを選ぶようにしましょう。
換気機能がしっかりしている
オフィスを分散させることで一つのオフィスに集まる人間の数を減らしても、人間の出入りがある以上は感染対策を怠ることはできません。新型コロナウィルス感染対策で重要になるのが、室内の換気です。
24時間換気や、窓が開放できるなど、感染リスクを軽減させられる機能が備わっているかどうかも、オフィススペースを選ぶ前にしっかり行うようにしましょう。また、トイレなどの共用スペースが、都度消毒殺菌がされているかどうかも選ぶ際の大きなポイントになります。
Wi-Fiなどの設備がしっかりしており、Web会議も問題なく対応できる
分散勤務の場合、チャットアプリやビデオ通話など、ネットを使ったコミュニケーションが絶対に必要になります。ネット回線がしっかりしていないと、必要な業務連絡が取れなくなったり、写真や資料、ワードファイルやエクセルファイルなどの共有ができなくなったりなど、業務に支障が出てしまいかねません。
オフィススペースを選ぶ際は、Wi-Fiなど通信機器の設備がしっかりしているものを選ぶようにしてください。その際は、Web会議などのビデオ通話にも対応できるよう、通信速度や容量の大きなWi-Fiサービスの提供をしているものを選ぶようにしましょう。
電源が確保できる
パソコンやプリンタ、その他業務に必要な電子機器を滞りなく使えるようにするため、オフィススペースの電源数（コンセント数）を事前に確認しておくようにしましょう。何人の従業員がそのオフィスを利用し、またいくつくらいの電子機器を利用することになるのか把握しておくことが重要です。その際は、ギリギリ必要な数だけ確保するのではなく、今後利用の仕方が変わることも想定に入れ、余裕を持った電源数の確保ができるオフィススペースを選ぶようにしてください。
立地がよい（駅近・ランチができる場所が近くにあるなど）
分散勤務のためのオフィススペースを選ぶ際は、オフィスそのものの特徴だけではなく、周囲の環境もしっかり考慮して選ぶようにしましょう。いくら設備の整ったオフィスであっても、近隣に食事できるような店がない、駅から非常に遠い、などすると、利用する従業員にとっては使いにくいオフィスとなってしまいます。
事前にオフィス周辺の環境を確認し、駅から近いか、従業員が気軽にランチできるお店があるかなど、立地条件を踏まえたうえでオフィススペースを選ぶようにしてください。
まとめ
ウィズコロナ、アフターコロナ時代を生き抜くためには、オフィス分散は必要不可欠です。
実際、オフィスを分散することで業務がスムーズになり、生産性が上がった企業も多くあります。
オフィス分散について検討中の方は、ここで紹介したことを参考にしてみてください。
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