最近は感染症対策や従業員の増員により、オフィスの分散化や一時利用を検討する企業が増えています。しかし一時的なスペースを探すとなっても、賃貸オフィスや不動産賃貸の場合は違約金や契約期間の縛りなどの問題があり、「一時的な利用」というニーズに合致しないのが現状です。
そんなときにおすすめなのが、短期から借りられる「レンタルオフィス」です。
今回はオフィスの一時利用・分散化が増えている背景や、一時的な拠点としてレンタルオフィスが最適な理由を合わせてご紹介します。
オフィスの一時利用・分散化が増えている背景
最近になってオフィスの分散化・一時利用が増えている背景には、「コロナの影響」や「増員によるワークスペースの不足」が大きく関わっています。コロナウイルス感染症対策で密を避けるには、1フロアあたりの人数を減らし、1人ひとりのワークスペースに距離を空ける必要があります。
しかし収容人数が減るということは、『別の場所でワークスペースを確保しないと対応できない』ということでもあるのです。在宅勤務に切り替えたり、自社に空き部屋があったりすれば対応できるかもしれませんが、実際にはスペースの確保がなかなか難しい企業も多いのではないでしょうか。こうした理由から、従来の「集約型オフィス」とは別の場所へ拠点を置き、オフィスを分散化させる企業が増えつつあるのです。
また、従業員の増員などで一時的にオフィスが手狭になっている企業も少なくありません。そのような企業は自社以外で何らかの拠点を置き、増員への対応・対策が必須です。
感染対策や一時的な増員に対応するには、オフィス以外のワークスペースを一時利用することも視野に入れる必要があります。そしてそのようなニーズを満たすサービスとして、短期利用のできるレンタルオフィスが注目されているのです。
オフィスの一時利用・分散化にレンタルオフィスがおすすめな理由
一般的な賃貸オフィスや不動産賃貸の場合、「3～6カ月以上」「2年契約」などの縛りが発生します。このような物件は契約期間の途中で解約をすると違約金がかかることがあるため、一時的な拠点には不向きです。また、敷金、礼金、造付費用などの初期費用も必要になります。
しかしレンタルオフィスなら、初期費用が不要で家具、かつ短期間から契約が可能です。
ごく短い間の一時利用はもちろん、数ヶ月間の分散型オフィスとしても柔軟に対応可能なため、さまざまな目的に応じて活用できます。
特に以下のようなケースでは、短期利用が可能なレンタルオフィスが向いているといえるでしょう。
コールセンターの一時拠点として
コールセンターはサービス・商品の新規申し込みや問い合わせ対応などに欠かせないものです。
人員の増加や突発的にブース立ち上げをする必要が生じた場合のスペースとして、レンタルオフィスを活用することで拠点の確保ができます。同時に、分散化による感染対策にも有効です。
営業代行企業などの分散型オフィスとして
企業の代わりに顧客調査や商談をおこなう営業代行企業の中には、全国または対応エリア内に複数の拠点を置くところも少なくありません。
エリア拡大に伴う従業員の増員時の拠点や、増員により本社を移転する際の一時的な拠点としてレンタルオフィスを活用することで、スムーズに業務を遂行できるようになります。
新規プロジェクト立ち上げ～終了までのチーム専用オフィスとして
新規プロジェクトの立ち上げ時には、プロジェクトチーム結成による一時的な増員により社内にワークスペースが不足する場合があります。その際にセットアップオフィスを利用すれば、プロジェクト単位での拠点を持つことが可能です。短期のみの利用ができるため、プロジェクト終了までの期間限定利用にも対応できます。
フクラシアのレンタルオフィスならではのメリット
先述のとおりレンタルオフィスは、オフィス分散化や一時利用においてとても便利なものです。しかしレンタルオフィスにはさまざまなものがあり、料金設定やサービス内容もそれぞれ異なります。
そんな中、フクラシアでは「サテライトオフィスプラン」として使いやすさを追求。家具をセットアップしてあるためすぐ使えるほか、コスト面でも他社のサービスとの差別化をおこなっています。
メリット①：1ヶ月から短期契約が可能
契約期間に縛りがある賃貸オフィス等に比べ、フクラシアのオフィスは1ヶ月単位で契約ができます。そのため、必要な期間だけ利用することも可能です。
一時的な増員に対応するためのスペースとしても活用しやすく、不要になった時点で解約ができます。
メリット②：オフィス家具や共用設備が初めからセットアップ済み
フクラシアのオフィスには、初めからデスクや椅子などのオフィス家具やWi-Fi、空調がセットアップされています。そのため、PC等の必要最低限の機器を持ち込めばすぐに業務を開始することができるので、業務に支障が出ることもありません。さらに、オプションでコピー機などをレンタルして効率化を図ることも可能です。
また、フクラシアでは受付スタッフが常駐しており、来客の取次ぎや宅配の受け取りなどもおこなってくれます。フリードリンクやロビー等の共用設備も自由に利用でき、快適な労働環境を得られるのが魅力です。
メリット③：初期費用、敷金・礼金、原状回復費が不要
フクラシアのサテライトオフィスプランは月額費用のみで利用でき、敷金・礼金や初期造作費などの初期費用は不要です。また、退去時の原状回復費用も必要ありません。利用開始や解約の際のコストを抑えられるため、必要最低限の費用で自社以外の拠点を持つことができます。
また、利用から終了までのハードルが低いということは、フレキシブルに利用しやすいということでもあります。事業やプロジェクトの都合で急に拠点を増やさなければならないときにも、さほど時間を要さずに拠点づくりができるのは大きなメリットといえるでしょう。
メリット④：人数単位ではなく「部屋単位」料金で安心
レンタルオフィスやセットアップオフィスの中には、利用者の人数に応じて料金が変わるシステムを採用しているところも少なくありません。
一方、フクラシアのサテライトオフィスプランは「1部屋単位」での料金です。収容可能人数内であれば、人数の増減があっても料金は変わりません。人数の増減が生じる業務に対応しやすいだけでなく、人数の増減による追加コストが生じないので安心して利用できます。
オフィスの一時利用・分散化にはレンタルオフィスを活用しよう！
オフィスの一時利用や分散化においては、「短期から利用できること」「オフィス家具や設備が整っていること」が特に重要です。また、情報漏洩リスクを考慮すると、コワーキングスペースやオープン型のシェアオフィスなどでは業務範囲に制限が出る可能性もあります。
フクラシアのセットアップオフィスは初めから必要なものが揃っているため、契約後すぐに利用を開始できるのが強みです。さらに、1個室を企業の専有スペースとして使用できるので、機密情報や個人情報などを扱うこともできます。利用人数や用途に合わせて自由にレイアウトをカスタマイズできるので、利便性にも優れています。
オフィスの一時利用や分散化をお考えの企業様は、フクラシアのセットアップオフィスを活用してみてはいかがでしょうか。
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