テレワークが推奨されている昨今では、コワーキングスペースやシェアオフィス、レンタルオフィスと並んで「タッチダウンオフィス」を利用する方も増えつつあります。このタッチダウンオフィスとはどのような場所なのでしょうか？
ここではタッチダウンオフィスがどのようなものなのかご説明するとともに、導入することで得られるメリット、導入時の注意点などをまとめてご紹介します。
タッチダウンオフィスとはどのようなもの？
タッチダウンオフィスとは、働いている人が短時間かつ一時的に仕事をするためのスペースのことを指します。
勤務中にPCでの事務処理や書類チェック、調べものなどをするとき、いつも自席で作業ができるわけではありません。人によっては移動中や外回りの合間に、こうした作業をおこなう機会が多々あるからです。
そんなときに重宝するのがタッチダウンオフィスです。
タッチダウンオフィスは交通の便が良いターミナル駅の付近に配備されるケースが多く、外出中に気軽に立ち寄れるよう設置されています。
タッチダウンオフィスにはデスクの他、基本的な事務用品や電源、ネット回線などが用意されており、PC業務を円滑に進められるようになっているのが一般的です。
また、自社の出入り口やカフェテリア、書庫内などにタッチダウンスペースを設置する企業も増えてきました。タッチダウンスペースがあるとわざわざ自席に戻らずとも作業がおこなえるため、より効率的に業務が進められます。
タッチダウンオフィスのメリットは？
タッチダウンオフィスやタッチダウンスペースを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
移動によるタイムロスを減らし、作業が効率よく進められる
自席でしか作業ができない環境の場合、出先や社内の離れた場所にいると移動の手間と時間がかかります。また、作業のためにカフェやコワーキングスペースを探そうとしても、うまく見つけられなければ大きなタイムロスになってしまうでしょう。
タッチダウンオフィスを適所に設けると、移動時間のロスや従業員の負担を減らせるため、浮いた時間を業務に充てられます。時間を有効活用できれば作業効率がアップし、生産性の向上も期待できるでしょう。
気分転換になる
ずっと同じ席で作業をしていると、途中で集中力が途切れてしまうことも少なくありません。
そんなときにタッチダウンオフィスがあれば、場所を変えて気分転換しながら業務に取り組めるようになります。
場所を変えることで気持ちをリフレッシュさせ、集中力を取り戻すことができれば、当然生産性も上がります。また、環境を変えることで新たなアイディアが生まれる可能性もあるでしょう。
自社内に設置すると、社員同士の交流が増える
自社内にタッチダウンスペースを設置すると、部署や役職の壁を超えて会話をする機会が生まれやすくなります。
お互いの業務に関して情報交換をしたり、雑談をしたりといったことが気軽におこなえるため、社内コミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。こうした社内コミュニケーションは新たな気づきや、斬新な発想を得るきっかけになってくれることも多いです。
従業員の分散化が実現し、感染症対策としても有効
タッチダウンオフィスやタッチダウンスペースを有効活用することで、分散勤務も実現しやすくなります。また、在宅勤務やコワーキングスペースなどでのテレワーク、時差出勤を組み合わせれば、従業員を分散しつつ業務を回していけるようになるでしょう。
タッチダウンオフィス導入のポイント
自社外にタッチダウンオフィスを設ける場合は、コワーキングスペースやシェアオフィスなどを契約して利用するのが一般的です。近年では需要の増加により、主要駅の近くで気軽に利用できるタッチダウンオフィスも増えています。
また、ターミナル駅の近くにあるレンタルスペースを借りて、従業員にタッチダウンオフィスとして使用できるようにする企業も多くみられます。レンタルスペースは事務用品やネット環境も完備されており、数人～数十人までさまざまな広さの部屋が選べるのが魅力です。「コワーキングスペースなど不特定多数が利用する場所は避けたいが、複数人での使用を想定している」という場合に適しているといえるでしょう。
自社にタッチダウンスペースを導入する場合は、どこにスペースを確保するかがポイントです。
人通りが多いオフィスの出入り口に設置すれば、多くの人が利用しやすいスペースになるでしょう。それから、書庫や資料室など、業務のメインとなる場所から離れた箇所に設置するのもおすすめです。
スペース内の設備はデスクやチェアなどのオフィス家具、電源、ネット回線が最低限必要です。可能であればプリンターも設置しておくと、プリントアウトやスキャンなどの作業がスムーズになります。
タッチダウンオフィス導入時の注意点
タッチダウンオフィスを導入するにあたって、注意したい点がいくつかあります。
導入時には以下の3点に留意しておきましょう。
導入コストが利用者数に見合うものなのかを明確にする
タッチダウンオフィスを社外に導入する場合、月々または1年ごとに利用コストが発生します。導入時はタッチダウンオフィスを利用する社員数がどのぐらいいて、月にどれぐらいの利用が想定されるかを明確にしてから申し込みましょう。利用者数や利用回数が少ないのに契約をしたとしても、得られる利益より金銭的コストの大きいのであれば意味がなくなってしまいます。
アクセスしにくい場所に設置しない
タッチダウンオフィス設置時にはアクセスしやすい場所を選ぶことも大切です。アクセスしにくい場所にタッチダウンオフィスを設置しても、利用者がほとんどいない……ということになりかねません。タッチダウンオフィスの利用希望者が普段どのような経路で移動しているのか、アンケート調査や聞き取りで調査をおこなってから場所を決めるのがベストです。
導入時に従業員へ告知をおこなう
オフィス外またはオフィス内にタッチダウンオフィス（スペース）を設けた際には、従業員への告知も忘れないようにしましょう。せっかく従業員が気軽に利用できるように設置しても、告知がなければ利用を躊躇してしまいます。人によってはタッチダウンオフィスの存在そのものを認識しないまま……というケースも考えられるでしょう。
タッチダウンオフィスを導入する際には、従業員に利用目的や利用方法、場所などを分かりやすく伝えましょう。
タッチダウンオフィスを活用して生産性アップを目指そう
タッチダウンオフィスを導入すると、これまでと異なる柔軟な働き方ができるようになり、生産性アップも期待できます。また複数人が利用できるようにすれば、社内コミュニケーションが活発になる効果も得られます。
より多くの人に利用してもらうには、“気軽に立ち寄れる便利な場所”という認識を持ってもらうことが大切です。導入時にはタッチダウンオフィスが気軽に利用できる場所であることをアピールし、存分に活用してもらいましょう。
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